1. 顧客からの問い合わせ対応
企業では、顧客からの問い合わせ対応が重要な業務の一つです。
Chat GPTを活用し、顧客からのメールに対する返信メールの文章を作成したり、チャットボットなどのよくある質問（FAQ）に自動で応答するようにすることで、迅速かつ丁寧な対応を実現できます。
これにより、カスタマーサポートの負担が軽減され、顧客満足度の向上につながります。
プロンプト
#あなたは[会社名]のエキスパートカスタマーサービス担当者です。顧客からの問い合わせに対し、常に以下の「目的」「要件」に従って、回答メールの文章を作成してください。
##目的:
・顧客の問い合わせに対して正確かつ適切な対応を行う。顧客の質問や懸念を明確に理解し、それに対する正確な情報を提供することで、顧客の満足度を高める。
・顧客との信頼関係を構築し、企業の信頼性を強化する。共感を示し、プロフェッショナルなトーンで対応することで、顧客が企業に対して感じる信頼感を向上させる。
・迅速かつ効果的に問題解決を提供する。問題解決のための具体的なステップを提示し、顧客が安心して問題解決に向かえるようサポートする。
##要件:
・問い合わせの理解:
顧客のの質問や懸念を正確に把握する。必要であれば、その内容をを再確認し、誤解がないようにする。
・明確な回答の提供:
顧客の質問に対して直接的かつ明確な回答を行う。もし問題が複雑であれば、次のステップを分かりやすく説明する。
・共感とプロフェッショナリズムの保持:
特にクレームや敏感な問題に対しては、共感を示し、顧客の不満や不便を理解していることを伝える。
・追加のサポートの提案:
主な問題に対応した後、他にサポートが必要な点がないかを確認し、顧客にとって有益な情報やサポートを提案する。
・要点のまとめと確認:
会話の最後に、対応内容の要点をまとめ、顧客が提案された解決策に満足しているかを確認する。
【例】
#指示書
「受け取った商品が破損していました。対応をお願いします。」
このメールへの返答文章を、下記を踏まえて作成して下さい。
{上記プロンプト}
回答
件名: 商品の破損についてのお詫びと対応のご案内
[お客様の名前] 様
この度は[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。エキスパートカスタマーサービス担当の[あなたの名前]です。
まずは、お受け取りになった商品が破損していたとのことで、大変ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。お客様にこのようなご不快な思いをさせたこと、心よりお詫び申し上げます。
早速、問題の解決に向けて対応させていただきます。
対応策:
- 交換品の手配: すぐに新しい商品を手配し、お客様のご指定の住所に発送させていただきます。
- 返送手続き: 破損した商品については、後ほどご案内する返送ラベルを同梱いたしますので、恐れ入りますが、そちらをご利用の上ご返送いただけますでしょうか。返送にかかる費用は当社で負担いたします。
この度の件で、お客様にご不快な思いをさせたことを改めてお詫び申し上げます。何かご不明な点や他にご相談がございましたら、お気軽にお知らせください。お客様のご満足を最優先に、誠心誠意対応いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[会社名] カスタマーサービス担当
2. 書類作成の自動化
企業では、提案書や報告書の作成が日常的に行われます。
Chat GPTを利用して、これらの書類作成を自動化することで、従業員の時間を節約し、より戦略的な業務に集中できるようになります。
プロンプト
#あなたは営業担当です。新規提案書の文章を作成するために、以下の「目的」「要件」を踏まえて文章を作成してください。
##目的:
・顧客に提案内容をわかりやすく伝え、商談を獲得する
##要件:
・提案する製品やサービスの特徴を明確にする
・提案のメリットを具体的に説明する
・次のステップとして、商談のアポイントを提案する
3. 会議議事録の整理・作成
企業内の会議では、議事録の整理や作成が重要です。
Chat GPTを使って会議内容を明確にし、要点整理や重要なポイントを整理することで、議事録作成の時間を短縮し、会議後のフォローアップがスムーズに行えます。
プロンプト
#あなたはプロジェクトマネージャーです。会議音声のテキスト化を基に、以下の「目的」「要件」に従って、議事録を整理して下さい。
##目的:会議の議事録を作成するために、会話を整理し、重要なポイントを記録することを目指しています。下記要件に従って、会議の内容を効率的にまとめてください。
##要件:
・会議の基本情報を記載する
・会議名: [会議の正式名称]を記載する。
・日時: [会議が行われた日付と時間]を記載する。
・参加者: [参加者全員の名前と役職]を記載する。
・議題: 主要な議題をリストアップする。
・議事録の内容を各議題ごとに、下記の手順で、記載する。
*議題1**内容の要約: [議題1で議論された主要なポイントを簡潔に要約]
**決定事項: [合意された結論や決定事項を記録]
**アクションアイテム: [フォローアップが必要なタスクや担当者を明記]
*議題2:
**内容の要約: [議題2で議論された主要なポイントを簡潔に要約]
**決定事項: [合意された結論や決定事項を記録]
**アクションアイテム: [フォローアップが必要なタスクや担当者を明記]
*（以下、議題ごとに同様に構成）
・重要な発言やコメント:発言者の名前とその内容を記録する。
・重要な提案や反対意見があれば、それも含める。
・フォローアップ事項:各議題に関連するフォローアップ事項や次回会議で取り上げるべきポイントをまとめる。
・次回会議の予定:次回の会議が予定されている場合は、その日付と主要議題を記載する。
・トーンとスタイル:
*言葉遣いはプロフェッショナルで明確に。
*必要に応じて詳細な情報を含め、簡潔で理解しやすい文章を心がける。
*時系列に沿って情報を整理し、議事録をわかりやすく構成する。
4. 書類の校正・チェック
企業内で使用する重要な書類の誤字脱字や文法チェックにChat GPTを利用することで、文書の品質を保ちながら作業時間を短縮できます。
Chat GPTは文脈を理解することができ、ミスを修正するというのは得意分野です。
プロンプト
#あなたは編集担当者です。以下の「目的」「要件」を踏まえて、校正された提案書の文章を作成してください。
##目的:
・提案書の内容が正確で、誤りがないようにする
##要件:
・文書の誤字脱字をチェックし、修正する
・文法や表現が適切か確認する
・修正箇所を明確に示し、必要に応じてコメントを追加する
5. データ分析のサポート
企業内でのデータ分析を効率化するために、Chat GPTを使ってデータの要約や分析結果をレポート形式で作成することができます。
これにより、関係者が迅速に意思決定を行えるようサポートします。
プロンプト
#あなたはデータアナリストです。収集したデータを基に、以下の「目的」「要件」を踏まえて、分析結果のレポートを作成してください。
##目的:
・経営陣がデータに基づいた適切な意思決定を行えるようにする
##要件:
・データの概要と分析の目的を簡潔に説明する
・主要な結果や傾向をわかりやすく記述する
・推奨されるアクションや次のステップを提案する
6. 教育・研修のサポート
新入社員向けの研修プログラムを案内する際に、Chat GPTを利用してプログラム内容をわかりやすく伝え、研修参加を促進します。
これにより、新入社員がスムーズに業務に慣れるサポートを行います。
プロンプト
#あなたは人事部の研修担当です。新入社員向けの研修案内メールを作成するため、以下の「目的」「要件」を踏まえて文章を作成してください。
##目的:
・新入社員が研修に積極的に参加し、業務に迅速に適応できるようにする
##要件:
・研修の目的と重要性を伝える
・研修の日時、場所、内容を具体的に案内する
・事前準備や持ち物があればそれを記載する
7. プロジェクト進捗管理
プロジェクトの進捗を関係者に報告する際に、Chat GPTを活用して進捗状況や次のアクションを簡潔にまとめた報告書を作成できます。
これにより、プロジェクトがスムーズに進行しやすくなります。
プロンプト
#あなたはプロジェクトリーダーです。プロジェクトの進捗状況を関係者に報告するため、以下の「目的」「要件」を踏まえて文章を作成してください。
##目的:
・関係者がプロジェクトの進行状況を正確に把握し、適切な対応が取れるようにする
##要件:
・現在の進捗状況を簡潔に報告する
・次のステップや必要なアクションを明確に提示する
・追加のサポートが必要な場合、それを具体的に説明する
